سوف نبدأ بمناقشة الجانب الإداري والذي يشمل

أولاً: قراءة دعوة البطولة بالنسبة للبطولات الدولية في الجمباز وكذلك لوائح البطولات الداخلية

يهمنا في ذلك معرفة الأمور التالية

أ- معرفة قوانين البطولة

ب - معرفة الأعمار والتحقق من الأعمار مع أعمار لاعبين الفريق

ج- معرفة التكلفة المالية وعلى من ستكون التكلفة وهل سنستطيع تحملها

د- معرفة مسار الرحلة لمكان البطولة

د- معرفة توقيت الرحلة وموعد البطولة من ناحية الوقت وهل سنكون متاحين أم أنها تتعارض مع أمور أخرى مثل الامتحانات أو بطولات واستحقاقات أخرى

ثانياً: اختيار المرافقين للفريق

وبحسب قدرات الفريق أو الاتحاد يمكن أن يتكون الفريق من لاعبين ومدربين وحكام وإداريين وطبيب مع البعثة، بعض البطولات تحتم عليك مرافقة حكم وبعضها يشترط وجود طبيب ولذلك قراءة الدعوة مهم جداً

ثالثاً: تجهيز أوراق المشاركة

ويناط بهذه المهمة الإتحاد أو إدارة النادي أو الإداري الخاص بالنادي، وفيها الأمور التالية

أ- التواصل مع المدارس أو الجامعات أو أماكن العمل وتجهيز الإجازات والرخص ويمكن محاولة تقديم أو تأخير بعض الاختبارات لبعض اللاعبين

ب - موافقات أولياء الأمور

ج- معاملات الفيز الخاصة بالمشاركات وهذه يجب الانتباه لها بشكل مبكر

د- تجهيز الملابس الخاصة بالبطولة سواء بالشراء أو التقديم لإدارة النادي لصرف بدلات النادي والتي تكون عليها الشعار الخاص بالنادي، وهنا يجب الانتباه إلى مقدار الإعلانات الموجودة على الملابس لتتوافق مع قوانين الجمباز في البطولات الدولية

بالطبع يفترض أن البطولات أصلا مخطط لها سابقاً وهي ضمن المخطط للنادي أو للفريق أو المنتخب، بعض الأندية الخاصة عند المشاركة في البطولات يتحمل تكلفتها أولياء الأمور ولذلك يجب الاجتماع بهم وطرح الموضوع بشكل مبكر والتأكيد عليهم في تحمل التكاليف والتي يجب أن تكون واضحة ومحددة ومن ثم يجب أخذ بعض المبالغ منهم والتي لا تسترد كنوع من الإلزام ولا يتراجع ولي الأمر بعد أن تكون إدارة النادي قد تحملت بعض الإلتزامات